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*artigo publicado originalmente em dezembro de 2015

O tempo, ou a falta dele, tornou-se num problema comum a todos. As mães não têm tempo para os filhos, os namorados não têm tempo para namorar, os empresários não têm tempo suficiente para gerir as empresas. O drama é sempre o mesmo, as horas passam e não conseguimos trabalhar, resolver os problemas e ter tempo para socializar. Mas antes de começar a pedir ao dia para ter mais de 24 horas, o melhor é colocar em prática um plano que possa mudar a forma como gere o seu tempo. Siga as nossas dicas e não perca sequer mais um minuto.

1 | Organizar é a chave
• Antes de começar a trabalhar certifique-se de que tem tudo o que precisa por perto. Calculadoras, telefone carregado, água, tudo o que for necessário para não ter que se levantar a cada cinco minutos. É importante ter um ambiente de trabalho tranquilo ou uns phones, se gosta de ouvir música para se concentrar. A confusão de papéis também só vai atrapalhar e dar aquela sensação de que nem sabemos por onde começar. Por isso, tente ter sempre tudo arrumado.

• O início do dia é a altura ideal para organizar as suas tarefas. Estabelecer objetivos é essencial, para não chegar ao final do dia com aquela sensação de que nem sabe bem o que fez. Faça uma lista de tarefas, o melhor é fazer uma divisão entre assuntos urgentes e os que podem ser tratados a médio ou longo prazo. A regra é começar sempre pelos problemas mais difíceis, depois de os resolver vai sentir que o pior já passou e fica automaticamente mais relaxada para fazer tudo o resto.

• Estabeleça timings para resolver cada problema. Há quem prefira usar uma espécie de cronómetro de secretária para estabelecer o tempo a dedicar a cada tarefa. Cada um tem o seu método, mas há quem leve estes timings muito a sério.
Segundo a técnica Pomodoro, quanto mais frequentes forem as nossas pausas maior será a agilidade mental. Se quiser experimentar e ver se resulta consigo, o método é bem simples: o cronómetro vai dividir o tempo em períodos de 25 minutos, durante os quais terá de executar uma tarefa. Quando termina, deve fazer uma pausa de 3 a 5 minutos. A cada quatro pomodoros concluídos faz-se uma pausa mais longa, cerca de 15 a 30 minutos.

• Mente livre! Não vale a pena estar sempre a pensar nos telefonemas, nos emails para responder e no que vai fazer para o jantar. Quando estiver focada numa tarefa, concentre-se apenas nisso, mesmo que o mundo esteja a desabar à sua volta. Se durante esse tempo se lembrar de alguma coisa, aponte num papel. O importante é não parar as tarefas a meio.

2 | Time out
• Trabalhar durante muitas horas não significa obrigatoriamente trabalhar muito ou bem. Por vezes, quanto mais horas passa no escritório, menos produtiva consegue ser. Alcançar um equilíbrio entre a sua vida profissional e pessoal é muito importante. O tempo que gasta no que a deixa feliz nunca será perdido. Aliás diversos estudos comprovam que a satisfação pessoal tem um reflexo positivo no trabalho. Descansar é essencial: a concentração funciona como um músculo, precisa de ser exercitada e depois de relaxar. Por isso, estabeleça regras e esqueça o computador ao domingo. No dia seguinte vai resolver tudo com outro ânimo e disposição.

3 | Tempo extra
• As apps podem ser uma ajuda essencial para organizarmos a nossa vida. No trabalho, pode usar a Asana para registar tudo o que tem para fazer com datas, gerir projetos e ainda coordenar tarefas com o resto da equipa. Pode adicionar um colega ao seu projeto e estabelecer tarefas e deadlines.
Se quer uma app em que pode escrever tudo o que precisa, desde a lista do super às peças da nova estação que quer comprar e os links de inspiração para um trabalho, é melhor usar a Evernote. Esta aplicação é ideal para criar lembretes e acrescentar notas, imagens e texto aos seus documentos.

• Ainda abre a caixa de email antes de ir dormir? É melhor deixar de o fazer. O resultado pode não ser o melhor: vai ficar preocupada, stressada com os problemas do dia seguinte e não dorme descansada.

• Sem distrações: durante o trabalho, o melhor é mesmo fechar as janelas de todas as redes sociais. Existe sempre aquela tentação de abrir a página só para ver as novidades, o que vai significar uma perda de tempo e de concentração. Resultado, vai demorar o dobro do tempo a focar-se novamente nessa tarefa.

• Esqueça o snooze. Tem que acordar às 7 da manhã, mas o despertador toca mais de quatro vezes até conseguir sair da cama? Então fica a saber que é tempo totalmente perdido, porque já não está a descansar efetivamente. Por isso, se só consegue acordar às 7.30, o melhor é pôr o despertador para essa hora e depois levantar-se de imediato.

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